Tájékoztató belső visszaélés-bejelentés kivizsgálásáról
Belső visszaélés-bejelentés esetén a panaszkezelési referens jogosult a bejelentés fogadására.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:
- a Hivatal által foglalkoztatott,
- az a foglalkoztatott, akinek foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
- akinek a foglalkoztatására irányuló jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
A belső visszaélés-bejelentés megtehető szóban, írásban, elektronikusan, a Hivatal székhelyén, amelyet a panaszkezelési referens jogosult és köteles írásban rögzíteni.
A Hivatalhoz írásbeli belső visszaélés-bejelentés a következő módokon tehető meg:
- postai úton (4401 Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Pf. 83)
- elektronikus levélben
Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.
Szóban megtehető a belső visszaélés-bejelentés:
- személyesen: A Hivatal hivatalos helyiségében vagy a panaszkezelési referens irodájában.
A panaszkezelési referens a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni – annak ellenőrzésére, helyesbítésére vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – és a bejelentővel történő elfogadtatással aláíratni, melynek másodpéldányát a bejelentő számára átadja. A személyesen tett belső visszaélés-bejelentést a szabályzatban megadott tartalommal kettő példányban írásba kell foglalni, és az egyik példányt a bejelentő számára át kell adni. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálásának irányadó szabályaira és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli a Hivatal.
Írásbeli bejelentésre a belső visszaélés-bejelentő rendszer kiépítésekor létrehozott
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani az eljárási és adatkezelési szabályokról.
Vizsgálat mellőzése
A bejelentés kivizsgálás mellőzhető, ha
- a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
- a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés,
- a közérdekű vagy nyomos magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
Ezekben az esetekben csak a bejelentésben foglalt információ „érdemi” kivizsgálása mellőzhető.
- a bejelentés elintézése (a bejelentés megfelelő fogadása és kezelése, a bejelentő tájékoztatása stb.) a mellőzhető bejelentéseknél is kötelező,
- a belső-visszaélés bejelentési rendszer működtetője nem teheti meg, hogy ezekről „nem vesz tudomást” és azokat a bejelentő tájékoztatása nélkül törli.
A visszaélés-bejelentés kivizsgálása
A panaszkezelési referens a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja, amely magába foglalja a megfelelőségi vizsgálatot.
A bejelentett kockázatok és események előzetes értékelésének, megfelelősségi vizsgálatának módszerei:
- a bejelentő személy jogosultsága (foglalkoztatói jogviszony igazolása)
- a bejelentés tárgya a jogszabály hatálya alá esik-e (Panasztv. 1.sz.melléklet)
- a bejelentéshez csatolt bizonyítékok megfelelősége (alátámasztják e a bejelentés valódiságát, nincs-e rosszhiszeműség)
A kivizsgálás folyamata során jegyzőkönyvet veszi fel. Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről a belső visszaélés-bejelentőt-az elintézés várható időpontjának és a vizsgálat meghosszabbodása indokainak egyidejű közlésével – tájékoztatni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A belső visszaélés-bejelentések kapcsán a vizsgálat lefolytatását követően a vizsgálati dokumentumokban foglaltak alapján döntéshozatalra a jegyző jogosult legfeljebb harminc munkanapon belül. A panaszkezelési referens döntéshozatalt követő nyolc munkanapon belül tájékoztatja a bejelentésben érintett munkavállalókat.
A döntést követően a jegyző gondoskodik a feltárt hibák, illetve a jogsértő magatartás megszüntetése érdekében szükséges intézkedések foganatosításának előkészítéséről, és a végrehajtásuk nyomon követéséről (monitoring). Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.
A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Jelen bekezdés arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
Bejelentő védelme
A bejelentők védelme kiemelten fontos a Hivatal számára, ezért a Hivatal biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrányos megkülönböztetés vagy másfajta tisztességtelen bánásmód nem érheti. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul. visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy bejelentés ne kerülhessen illetéktelen személyhez.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között:
- a bejelentőnek,
- a bejelentésben érintettnek,
- annak a személynek, aki érdemi információval rendelkezik
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása, a bejelentés tárgyának orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő esetleges külső szakértő részére továbbíthatóak.
A Hivatal a belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy működteti, hogy a bejelentő és a bejelentésben érintett személy személyes adatait csak az erre jogosult ismerheti meg. A bejelentő adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra, kivéve, ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
- ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel,
- alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott,
- személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
Jogi segítségnyújtás a bejelentőnek
Az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint. Ennek keretei között a bejelentő számára tájékoztatást és tanácsadást kell nyújtani a bejelentők rendelkezésére álló eljárásokról és jogorvoslati lehetőségekről, a bejelentők védelmével összefüggő szabályokról, a bejelentők jogairól és kötelezettségeiről.
